Архивы — один из самых ответственных грузов при офисном переезде. Потерянный договор или перепутанные кадровые дела могут стоить дороже всего переезда. Ниже — как упаковать документы, вести реестр коробок и что учесть с персональными данными и коммерческой тайной.
Бумажные документы и папки
Договоры, накладные, кадровые дела, финансовые отчёты — в закрытых коробках с реестром
Картотеки
Картотечные шкафы перевозятся закрытыми. При необходимости — разбираются, карточки пакуются в пронумерованные конверты
Сейфы с документами
Тяжёлые сейфы — такелажными работами. Документы из сейфа, который едет с бригадой, лучше вынуть и везти в опечатанных коробках
Электронные архивы на носителях
Флэш-накопители, внешние диски, ленты — в антистатической упаковке, отдельно от основного груза
Соблюдайте следующий порядок — он позволит быстро найти любой документ на новом месте:
Персональные данные (152-ФЗ)
Документы с персональными данными — в опечатанных коробках, закрытым кузовом, с ответственным сотрудником рядом. Меры защиты при перемещении выбирает сам оператор данных по 152-ФЗ и своим локальным актам; передачу коробок удобно фиксировать актом по реестру.
Коммерческая тайна
Документы с грифом коммерческой тайны — в отдельных опечатанных коробках. Кто со стороны исполнителя допущен к ним, согласовывают заранее; соглашение о неразглашении — если его требует ваш режим коммерческой тайны.
Переезд — удобный момент для ревизии архива. Документы с истёкшим сроком хранения не нужно везти на новое место: их отбирают по номенклатуре дел, оформляют акт о выделении к уничтожению и уничтожают — шредером на месте или через организацию, которая выдаёт акт об уничтожении. Если места под архив в новом офисе нет — его сразу отправляют на хранение, а не возят дважды.
Архив без потерь — это реестр, а не удача
Опишите объём архива и требования к конфиденциальности — исполнитель посчитает перевозку
Рассчитать перевозку архиваКто должен паковать архивы — сотрудники или исполнитель?
Лучше, чтобы упаковкой руководил ответственный сотрудник: он знает содержимое и порядок папок. Коробки, скотч и этикетки можно купить самим или взять у исполнителя; маркировку и реестр ведёт офис.
Как обеспечить конфиденциальность при перевозке?
Коробки опечатывают до погрузки подписью ответственного и сверяют по реестру на выгрузке. Отдельную машину только под архив и соглашение о неразглашении с исполнителем записывают в договор, если они нужны.
Что делать с документами, срок хранения которых истёк?
Переезд — повод для ревизии: документы с истёкшим сроком хранения отбирают по номенклатуре дел, оформляют акт о выделении к уничтожению и уничтожают — своими силами или через организацию, которая выдаёт акт об уничтожении. Везти их в новый офис незачем.
Как правильно вести реестр коробок с архивами?
В реестре фиксируется: порядковый номер коробки, отдел, тип документов (договоры, кадровые дела и т.д.), период (год/квартал), количество папок. Реестр удобнее вести таблицей и распечатать её вместе с описью.
Посчитайте свой переезд
Расстояние, объём вещей, грузчики и упаковка — оценка за несколько секунд, без регистрации.
Расстояние
от 50 до 10 000 км
Объём вещей
от коробок до дома
Что входит
машина и грузчики